Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

İşverenler ve işçiler için önemli olan özlük dosyası, çalışanlar hakkındaki bilgilere kolay bir şekilde ulaşmak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek açısından önemlidir. Herhangi bir firmada işe başlayan tüm personeller için oluşturulan ve personele ait bilgilerin bulunduğu dosyaya, özlük dosyası denir. İşverenlerin çalışanlarına dair belgeleri ellerinde bulundurması için hazırlanan özlük dosyası, yasal olarak zorunlu bir uygulamadır.

Personeller ile ilgili olan özlük dosyasının içerisinde bulunan bilgiler, çalışanın sigorta işlemleri esnasında da kullanılmaktadır. İşe başlayacak olan her personel için oluşturulan özlük dosyası yalnızca işe girişte değil, personelin işe devam ettiği süre zarfı boyunca güncellenerek saklanmaktadır. Özlük dosyası nedir?, Özlük dosyası nasıl hazırlanır?, Özlük dosyasında olması gerekenler nelerdir?, Özlük dosyası tutmamanın cezası ne kadar? gibi soruların yanıtlarını yazımızın devamında bulabilirsiniz. 

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, bir çalışanın işyerinde geçirdiği süre boyunca toplanan belgelerin ve bilgilerin derlendiği bir dosya olarak tanımlanır. Personel ait özlük dosyasında çalışanın iletişim ve adres bilgileri, eğitim durumu, geçmiş dönemdeki iş tecrübeleri, performans değerlendirmeleri, sağlık raporu, izin belgeleri, maaş bilgileri gibi evraklar bulunur. Özlük dosyası hem personelin hem de işverenin hak ve yükümlülüklerini korumak amacıyla oluşturulan bir dosyadır. 

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde belirtilen personel özlük dosyasına ait bilgi şu şekilde ifade edilir: “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

İlgili İçerik: İşe Giriş Belgeleri Nelerdir?

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası hazırla sürecinde, İş Kanunu kapsamında belirlenen herhangi bir format zorunluluğu bulunmamaktadır. Firmalar, personel özlük dosyalarını kurum içerisinde belirlenen şekilde hazırlayabilme imkanına sahiptir. Özlük dosyası, her çalışan için ayrı hazırlanması ve tutulması gereken bir dosyadır. Personel özlük dosyası hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, çalışanın işe başlarken firmanın istemiş olduğu belgeleri eksiksiz bir şekilde teslim etmiş olmasıdır. Teslim edilmesi gereken belgelerin tam olması halinde özlük dosyası şu şekilde hazırlanır:

• Departmanlara ait tüm çalışan kişiler için ayrı olacak şekilde birer klasör oluşturulur ve bu klasörlerin başlığına çalışanın adı ve soyadı yazılır.

• Özlük dosyası hazırlanırken her departman çalışanı için istenen evrakların farklı olması sebebiyle karışıklığı önlemek adına dosyaya eklenmesi gereken belgelerin listesi çıkartılır ve her çalışan için listeler takip edilir.

• Özlük dosyasına eklenecek olan evraklar kontrol edilir ve takip çizelgesi düzenlenir. Düzenlenen bu takip çizelgesinde, işe giriş ve işten ayrılma durumlarında hangi belgelerin özlük dosyasına eklenmesi gerektiği belirlenir. 

Özlük dosyası bilgisayar üzerinden takip ediliyorsa, herhangi bir denetleme durumunda mutlaka fiziki olarak yetkili memura ibraz edilmesi gerekir. Bu nedenle özlük dosyasının firma içerisinde mutlaka fizik olarak saklanması gerekmektedir. 

Özlük Dosyasında Olması Gereken Evraklar Nelerdir?

Özlük dosyasında olması gereken evraklar, firmaların faaliyet alanlarına ve çalışanın çalıştığı departmana göre değişiklik göstebilmektedir. Özlük dosyasında bulunması gereken evraklar genel olarak şunlardır:

• Çalışanın vesikalık fotoğrafı, ikametgah belgesi, nüfus kayıt örneği ve kimlik kartı fotokopisi

• İmzalı maaş bordrosu ve ödeme makbuzları

• İmzalı iş sözleşmesi

• İş kazası raporları

• Yıllık ücretli izin ve ücretsiz izin belgeleri

• Maaş artışı, terfi yazısı gibi belgeler

• Annelik izni, doğum izni ya da babalık izni belgeleri

• Fazla mesai onay belgesi

• Tutanak ve uyarı belgeleri

• Hastalık izni ve iş göremezlik raporu

• 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı

• Yabancı çalışanlar için çalışma izni belgesi

• Eski hükümlü, terör mağduru ya da engelli çalışanlar için İşkur başvuru kayıt belgesi

• İş sağlığı ve güvenliği eğitimini aldığını gösterir belge

• Resmi yazışmalar

• Performans değerlendirme formları

• Diploma ya da mezuniyet belgesi

• Sağlık raporu

• Adli sicil kaydı belgesi

• SGK işe giriş belgesi

• Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi

• Çalışan teşvikten yararlanıyorsa teşvik belgesi

İlgili İçerik: Yapay Zekanın İnsan Kaynaklarında Kullanımı

2024 Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Ne Kadar?

Küçük ya da büyük ölçekli tüm işletmelerde personele ait özlük dosyasının bulundurulması zorunludur. Özlük dosyasının tutulmaması ya da eksik tutulması ciddi hukuki sonuçlar yaratabilmektedir. İş Kanunu’nun 75. maddesi kapsamında işverenler çalıştırmış olduğu her personel için ayrı bir özlük dosyası bulundurmalıdır. 

İşverenlerin, özlük dosyası bulundurmama ya da eksik bulundurması halinde idari para cezası uygulanmaktadır. Ceza tutarı her yıl güncellenmekte olup, özlük dosyasındaki eksikliklere göre ayrı olarak hesaplanır. İşverenin, özlük dosyası tutmama ya da özlük dosyası bulundurmama cezası 2024 yılı için 14.740 TL olarak belirlenmiştir. 2025 yılına doğru yaklaştığımız şu günlerde, özlük dosyası tutmama ve bulundurmamanın idari para cezası arttığında bu rakam tekrar güncellenecektir. 

Personelin İşten Ayrılması Durumunda Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir?

Bir personelin işten ayrılması durumunda özlük dosyasında olması gereken belgeler bulunur. Bu belgeler şunlardır:

• SGK işten ayrılma belgesi

• İstifa dilekçesi

• İbraname

• Fesih bildirimi

• Kıdem ve İhbar tazminatına ait maaş bordroları

• Haklı fesih durumlarında ispatlı belgeler

• İhbarname

Özlük Dosyası Saklama Süresi Ne Kadar?

Özlük dosyası, işverenler tarafından ya da firmanın insan kaynakları departmanı tarafından hazırlanması ve saklanması gereken personele ait bilgileri içeren dosyadır. Firmalarda insan kaynakları departmanının bulunmaması durumunda özlük dosyası muhasebe departmanı tarafından da tutulabilmektedir.

İş Kanunu kapsamında her personele ait özlük dosyasının ne kadar süre saklanması ile ilgili herhangi bir bilgi yer almamaktadır fakat SGK mevzuatına göre işyerine ait resmi kayıt ve belgelerin en az 10 yıl süresince muhafaza edilmesi gerektiğine yer verilir. Bu nedenle, özlük dosyası saklama süresi, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında işçiye ait özlük dosyaları, taraflar arasındaki iş ilişkisinin sona ermesinden sonra 10 yıl boyunca saklanmalıdır.